1 Houd de eerste pilot kort en begeleid
Laat deelnemers niet zelfstandig uitzoeken wat ze moeten doen. Begeleid hen actief met onze heldere instructies. Stuur hen door twee overzichtelijke rondes en vraag direct wat zij ervaren - dit is ingebouwd in de dialoog.
2 Kies geen te kleine groep
In een echte dialoog reageert niet iedereen. Bij een groep van 10 tot 20 genodigden kan uiteindelijk een ontoereikend aantal mensen daadwerkelijk bijdragen. Bijvoorbeeld omdat ze pilots liever aan anderen overlaten en het onderwerp geen serieus onderwerp is volgens hen. Nodig daarom voldoende mensen uit om een realistisch beeld te krijgen en zet een serieus onderwerp in.
3. Beperk de lengte
Lange dialogen en lange vragenlijsten ontmoedigen deelname. Dat geldt extra wanneer mensen nog moeten wennen aan de werkwijze. Kies liever voor een korte dialoog met een beperkt aantal duidelijke vragen zoals 1, 2 of 3 vragen.
Hou rekening met de planning. Op een moment waarop de aandacht versnipperd is, zoals vlak voor vakanties of tijdens drukke afrondingsperiodes, kan het zijn dat je iets meer communicatie of iets langere doorlooptijd wil. De ervaring is dat een specifiek, relevant onderwerp altijd de aandacht trekt van deelnemers, ook rond vakanties.
4. Doe zelf actief mee
Een lege of stille dialoog komt moeilijk op gang. Voed de pilot daarom expliciet door zelf meerdere keren deel te nemen. Zorg daarbij voor verschillende soorten bijdragen: kort en lang, kritisch en aanvullend, inhoudelijk en onderzoekend.
Je kunt ook vooraf voorbeeldbijdragen importeren, eventueel opgesteld met behulp van AI. Zo ervaren deelnemers beter wat er van hen wordt verwacht en ontstaat er sneller beweging.
5. Houd de planning handmatig
Zet de planning tijdens de pilot handmatig. Daarmee houd je controle over het proces en kun je deelnemers gericht door de verschillende stappen leiden.
Automatisering kan later waardevol zijn. In de pilotfase is het belangrijker dat je kunt bijsturen en direct kunt reageren op wat er gebeurt.
6. Laat het belang duidelijk uitspreken
Laat een leidinggevende of opdrachtgever in de uitnodiging uitleggen waarom de pilot belangrijk is. Een persoonlijke oproep vanuit de organisatie maakt duidelijk dat deelname geen vrijblijvende technische test is, maar onderdeel van een serieus proces.
7. Instrueer deelnemers precies en nodig ze slim uit
Vertel vooraf wat je van deelnemers verwacht, bijvoorbeeld met een vooraankondiging. Er zijn verschillende manieren om aan een pilot deel te nemen. Via een QR, een link of een uitnodiging in de e-mailbox. Jullie privacy officer zal dat moeten beslissen: worden er e-mailadressen gebruikt of uitsluitend de generieke dialooglink.
8. Van proberen naar gebruiken
Een goede pilot hoeft niet alles te bewijzen. De pilot moet vooral laten zien hoe de dialoog werkt voor de functionaliteiten die jullie zeker nodig hebben. Wat je in elk geval leert:
- hoe deelnemers de werkwijze ervaren;
- wat nodig is om deelname op gang te brengen;
- welke vragen uitnodigen tot een bijdrage;
- hoe de organisatie de dialoog kan begeleiden;
- welke waarde de opbrengsten hebben voor het vraagstuk.
Van daaruit ontstaat een logische vervolgstap: eerst een serieuze dialoog rond één concreet onderwerp, daarna een duurzame samenwerking en uiteindelijk verbreding binnen of buiten de organisatie.
En de laatste tip: veel plezier gewenst, want het is prachtig om te zien wat mensen samen tot stand brengen.
