Zuyderland is met ruim 10.000 medewerkers de grootste werkgever van Limburg en omvat een topklinisch ziekenhuis op vijf locaties (waaronder Heerlen en Sittard-Geleen), zorgcentra, revalidatie en thuiszorg. Het ziekenhuis telt circa 980 bedden, verwelkomt jaarlijks 42.000 opnames en 86.000 dagopnames, met ruim 845.000 polikliniekbezoeken. Gemiddeld ziet Zuyderland 52.000 acute zorgpatiënten per jaar.
Zorg in Dialoog interviewt met regelmaat mensen die opvallen in de zorg door hun inzet (en impact) voor (mede)zeggenschap en leiderschap. Dit zijn soms organisaties die al met onze oplossing werken en andere keren niet. Zorg in Dialoog (powered by CircleLytics) is een online aanpak om groepen van 10 tot 10.000en over vraagstukken in dialoog te laten gaan, en voort te bouwen op elkaars meningen. Online, met privacy en meedoen op je eigen moment, vanuit je eigen, natuurlijke werkomgeving. Dit werkt een hoge participatie in de hand, hoge kwaliteit van inbreng, een groot effect op het kunnen leren van elkaar en door betrouwbaarder beslissen. Met draagvlak.
Van traditioneel overleg naar continue dialoog: Nicole’s succesverhaal met TeamTalk
In een tijd van snelle veranderingen in de zorg deelt unitmanager Nicole (unitmanager van een Zorgcentrum van Zuyderland) hoe zij haar team van 40 medewerkers betrekt bij besluitvorming. Geen lange vergaderingen meer, maar korte, anonieme TeamTalks via CircleLytics. Het resultaat? Meer zeggenschap, betere ideeën en hoger werkplezier.
Haar rol en een typische dag
Wat doe je precies en hoe ziet je dag eruit?
Nicole is unitmanager van een verzorgingstehuis voor ouderen - een rol die ze sinds een jaar heeft, na ervaring in de gehandicaptenzorg. Ze start om 08.30 uur met een rondje over de afdeling om voeling te houden of het goed gaat. Ze checkt mail -ze streeft naar maximaal twee keer per dag - om veel tijd te hebben voor het directe contact met medewerkers. Verder houdt ze afspraken zoals jaargesprekken, individueel met medewerkers, werkt acties uit of heeft bijeenkomsten met werkgroepen, soms een symposium. “Mijn agenda verloopt zelden zoals gepland, maar dat maakt het juist leuk en afwisselend.”
Leiderschap vanuit verbinding
Wat leerde je buiten de schoolbanken dat je nu helpt?
“Verbinden, luisteren en mensen in hun kracht zetten - met gelijkwaardigheid,” zegt Nicole, en “dat heeft altijd in me gezeten”. Ze gelooft er zelf in zo misbaar mogelijk te zijn, en dat medewerkers en teams zelf het beste oplossingen kunnen vinden. “Juist in dynamische tijden moet je niet opleggen, maar luisteren. Slecht leiderschap is vaak waarom mensen vertrekken, zo blijkt uit exit gesprekken - dat neem ik heel serieus”. De diversiteit van wat zij weten en zien is enorm belangrijk om goede zorg en samenwerking te realiseren. Ook daardoor leert ze iedere dag, zo vertelt zij verder.
Onderzoek bevestigt: uitsluiting voelt voor ons brein, voor mensen, als fysieke pijn. Nicole: “Dat begrijp ik wel ja. Ik denk dat dit de nieuwe manier van leidinggeven is: samen met medewerkers en kwaliteiten van medewerkers inzetten. Zorgen dat je heel goed luistert. Zuyderland beseft heel goed - is mijn ervaring - dat de oude stijl niet meer werkt”. Het verbinden met en luisteren naar medewerkers is zeer belangrijk.
Wat opvalt in haar leiderschap, is dat Nicole juist als het hectischer wordt, veel veranderingen plaatsvinden of vraagstukken moeilijk zijn, ze juist haar medewerkers uitnodigt. Dat zijn niet de momenten om ineens de deuren en ramen te sluiten en te zeggen ‘je hoort het wel als wij als leiding de beslissingen hebben genomen’. Nicole: “wij gaan verandering samen aan met de beste ideeën van de mensen zelf”.
Waarom aan de slag gegaan met TeamTalk?
Wat frustreerde je aan traditionele overleggen?
Ze ervoer vaak een twee uur durende ‘zendsessie’ met 25-30 mensen, waar slechts enkelen reageerden. “Geen meerwaarde, geen dialoog.” Rond die tijd maakte Nicole kennis met Zorg in Dialoog (powered by CircleLytics), om online in dialoog te gaan met alle mensen: perfect voor het geven van gelijkwaardige ruimte aan het hele team. Mededelingen gaan nu via mail maar de dialoog via (meestal) maandelijkse TeamTalks. Zij kozen die eigen naam ‘TeamTalk’ voor extra aantrekkelijkheid.
Reacties van het team
Hoe reageert het team?
Enorm positief: “Laagdrempelig, snel en leuk.” Reacties zoals “Fijn om mee te denken”, “Iedere mening telt” en “Makkelijker dan in een overleg je zegje doen”. Anonimiteit helpt stille stemmen aan het woord te laten komen. Ze kunnen zelf kiezen of ze aan de eerste ronde (eigen input geven op gerichte open vragen) en of je (ook) aan de tweede ronde meedoet. In ronde twee leren ze van elkaar en reageren ze respectvol op elkaars anonieme input. Wat steunen ze van elkaar, wat niet? Dit is niet mogelijk met een enquête: deze is niet gemaakt om van elkaar te leren en beter inzicht te komen.
“Dominante sprekers gunnen het anderen juist om daardoor nu eindelijk ook ruimte te krijgen. Ze willen juist dat de minder uitgesproken medewerkers ook aan het woord komen en nu kan dat heel veilig, snel en doordacht.”, vertelt Nicole. De hoge werkdruk en beperkte gelegenheid om bijeen te komen vergroot de impact van de online dialoog: ze doen op hun eigen moment mee, aan beide rondes, zonder naar een aparte ruimte of Teams-vergadering te moeten.
Concrete impact: thema’s en resultaten
Welke thema’s behandelen jullie?
Van investeringsbegroting tot dagstructuur, sleutelbeheer, roosters en eetsituaties. Heel divers. Een stoplichtmethode sorteert de input vanuit de TeamTalk: wat loopt goed/moeizaam? Input uit de TeamTalk-dialoog kan verder leiden tot werkgroepen en concrete acties en soms tot een nieuwe TeamTalk.
Voorbeeld: Uit een TeamTalk kwamen werkprocessen, communicatie en teamuitje. Een werkgroep paste de dagstructuur aan en nu evalueren ze dat continu in overdrachten. “De beste ideeën komen van de werkvloer. Niets blijft liggen. En dat komt helemaal voort uit hun eigen resultaten uit de dialogen.”
Voordelen voor drukke professionals
TeamTalk biedt snelheid en flexibiliteit: zelf de doorlooptijd bepalen (meestal een paar dagen), ideaal voor drukke zorgmedewerkers. “Vergaderingen zijn maar vier keer per jaar maar tussendoor houden we nu dus regelmatige een dialoog.”
Haar conclusie
“TeamTalk sluit niemand uit en geeft inhoud aan wat je wil doen als organisatie aan zeggenschap voor professionals. Het versterkt ons: gelijkwaardig werken met respectvolle input. Fijn dat we dit als afdeling kunnen oppakken – we zijn er heel blij mee.” Mensen in hun kracht zetten en iedereen aan boord houden is precies waar het om moet draaien, volgens Nicole. Alles begint bij leiderschap en je visie op mensen en samenwerking.
