Tja, regels…. Welke hinderen medewerkers en jullie zorgprofessionals nu echt? Snappen we waarom? Waar ze vandaan komen? Wat kan weg, moeten we opnieuw uitleggen, moeten we de rek in vinden? Hoe zorg je als ondernemingsraad, HR, manager of zorgbestuurder ervoor dat medewerkers hierover actief meedenken, ideeën aanreiken en prioriteiten helpen stellen? Zij weten immers precies waar ze elke dag van balen en wat hun werk frustreert.
Ik herinner me een college over Mintzberg en het nut van bureaucratie om chaos te beheersen bij groeiende organisaties. Nu is vandaag de dag de opvatting dat we juist wendbaar moeten zijn, bottom-up besluitvorming, servant leadership en agility moeten omarmen omdat er zo ontzettend veel gelijktijdig gebeurt. De wet voor meer zeggenschap in de zorg speelt daarbij zeker een rol. Hoe kunnen medewerkers meedenken over verandering en fricties?
Weg met regels dus? Vrijheid en vertrouwen zodat we creatief kunnen zijn en samen problemen oplossen? Zoals Seth Godin in zijn boek en TED talk Tribes al aangaf dat mensen het makkelijkst de kant op te leiden zijn die ze altijd al op wilden. In een onderzoek van McKinsey over stabiliteit versus wendbaarheid, geven de auteurs aan dat modern leiderschap de kunst is van het wegnemen van procedures, structuren en regels die verandering in de weg staan, en het behouden van wat nodig is. Dus ja, veel blijft… wat echt nodig is.
En welke regels en procedures moeten dan wél blijven? Welke staan mensen in de weg om te veranderen in een richting die ze allang uit willen?
Het bijzondere is dat we niet zomaar houden van verandering. Althans, niet als we er geen invloed op hebben, geen deel van uitmaken, geen mede-eigenaar van zijn. We deinzen terug bij verandering als we hier geen rol in vervullen, zo blijkt uit onderzoek van bijvoorbeeld de American Psychology Association inzake Well-Being. Stress neemt toe naarmate medewerkers bedreiging zien van de waarden waar ze impliciet naar leven en werken. En andersom. Waarden zijn daarmee nogal slimmer om in te zetten dan regels! Dat ontdekte Netflix al wat langer geleden. Ze volgen onder andere een hele simpele regel: Avoid Rules! People over Process! Iets genuanceerder blijkt bij bestudering dat Netflix regels alleen toestaat als iets tot onomkeerbare schade kan leiden. Netflix staat blijkbaar een foutmarge toe, om te leren dus. Fail fast often zeggen startups en guru’s zoals Gary Vaynerchuk dan wel eens. Wij ook. En regels hebben de neiging om dit leerproces tegen te houden.
Rudy Snippe heeft het in zijn boek “Doorbreek uw bedrijfscultuur” over het zelf-refererend vermogen van organisaties. Ze houden hun eigen systeem, en regels, in stand en confirmative bias zorgt ervoor dat mensen dan vooral openstaan voor signalen die hun gelijk bevestigen en geen bedreiging vormen voor hun reeds bestaande beeld of opvattingen. Managers die zeggen: “dit moet nu eenmaal zo, omdat dat nu eenmaal de regels zijn, vraag mij niet waarom” wens je niemand toe met een oprecht goede suggestie.
Er zijn aanwijzingen dat alleen al in de zorgsector in Nederland €5 mld aan administratieve lasten wordt verbrand. Nu is het nogal wat om te zeggen dat dit ‘dus geschrapt’ kan worden, want regels bieden ook structuur, ondersteunen het afleggen van verantwoording en maken risico’s inzichtelijk en beheersbaar. En niet in de laatste plaats wil de wetgever ook nog allerlei zaken nageleefd zien worden, zoals vereisten bij een vergunning, aanbesteding, et cetera. Ietsje terug stelt zorgbestuurder Luc Demoulin van St Antoniusziekenhuis nog in Zorgvisie dat veel van de bureaucratie door het veld zelf is veroorzaakt én zelf kan worden opgeruimd.
Laten we het hier bij? Nee, zeker niet.
Dit is wat wij aanraden.
Vraag 2x per jaar aan alle medewerkers van jouw organisatie, afdeling of team welke regel of werkwijze hen echt hindert in hun werk en werkplezier en volgens hen geen waarde heeft voor patiënten. En wat het zou betekenen als dit stopt of wijzigt. Met onze dialogische aanpak van Zorg in Dialoog, zet je zo’n vraag online uit en doen mensen op een eigen moment mee, anoniem, dus met volledige privacy.
Deze dialoog faciliteert dat medewerkers daarna op elkaars antwoorden reageren: steunen ze het of juist niet? En hebben ze daar nog een tip bij?
Je kunt meer vragen of andere vragen inzetten. Zeker. We hebben er 5.000+ in een slimme bibliotheek klaarstaan, voor allerlei soorten uitdagingen. Zoals: Waar wil je wél afspraken of regels over maar stellen we dat nu uit of hebben dat nog niet gedaan? Waarom? Ook zo’n vraag gaat via twee rondes: laat medewerkers elkaars suggestie prioriteren en dat toelichten. Op die manier werk je aan de belangrijkste fricties volgens de groep in plaats van aan iets wat veel genoemd wordt maar alsnog geen steun krijgt van de groep, bij nader inzien.
Eén van onze klanten heeft het onderwerp ‘regels’ aangepakt door eenvoudigweg haar medewerkers te vragen (bijna 3.000 medewerkers) om regels te noemen waar de organisatie en zij alleen maar last van hebben en de patiënt niet gebaat bij is. De opbrengst was helder en te verdelen in:
- Regels die medewerkers hinderen in hun werk en - onverklaarbaar - nog steeds bestaan;
- Regels die hinderlijk zijn, maar wél een doel dienen;
- Regels die nog maar eens serieus bekeken moeten worden maar die de schijn tegen hebben.
Alles wat onder 1 valt kon na verdere analyse worden vereenvoudigd of verwijderd worden. Bij die nadere analyse is het belangrijk om het netwerk van mensen in te zetten om mee te denken wat er volgens hen gebeurt als deze en deze regels geschrapt worden. Hangt er iets anders mee samen wat daardoor beïnvloed wordt?
Alles wat onder 2 valt, wordt nader uitgelegd. Blijkbaar moeten medewerkers vooral helder krijgen waarom die regels wel relevant zijn. Besef dat ze dat blijkbaar niet wisten. Ga daarom na waarom ze dat niet wisten? Waarom zijn er regels die onbekend zijn, ongetraind zijn en/of niet terug te vinden? Je kunt belangrijke regels ook via dilemma’s slim trainen met groepen medewerkers en daar de werkvorm Zorg in Dialoog voor inzetten.
Alles wat onder 3 valt, tenslotte, moet je nader analyseren. Je kunt met de groep die deze identificeerden verdiepende online dialogen voeren om duidelijk te krijgen wat je hier mee moet. Ook hier geldt: wat is de herkomst, waarom begrijpen we niet waarom deze regels er zijn?
Je begrijpt de boodschap. Het gemak om rommel op te ruimen en belangrijke regels de zichtbaarheid te geven die ze verdienen zijn beide pure noodzaak. Je wil hier niet mee wachten: regels wil je of kwijt, of nageleefd zien. Er tussenin zit volgens ons niets. Zo valt werk, noch de klant, noch je medewerker tussen de wal en het schip.
Hoe verder?
Wij kunnen een aanpak met jullie organisatie of afdeling opzetten voor bovenstaande uitdagingen. Binnen 2 weken heb je de eerste resultaten met groepen vanaf 10 medewerkers tot wel tienduizenden. Je verdient de kosten die je maakt vlot terug want regels hinderen mensen maar ook vernieuwing.
Onderschat mensen niet, ze zitten vol met ideeën, komen de hele dag fricties tegen, willen hun werk graag verbeteren en als geen ander kunnen ze dit zichtbaar maken. Niet meer met een focusgroep maar dit keer echt met iedereen. De wijsheid van mensen versterkt jouw beslissingen.
Neem vandaag nog contact met ons op, om morgen nog te starten.
